Mercurio avanza en la SED: conoce los procesos priorizados para su implementación

La implementación de Mercurio continúa avanzando en la Secretaría de Educación del Distrito. Servicio Integral a la Ciudadanía, Talento Humano, Gestión Contractual y Gestión Jurídica hacen parte de los procesos priorizados para su incorporación.

En nuestra comunicación anterior te contamos qué es Mercurio, por qué la SED está implementando este sistema y cómo contribuirá a fortalecer la gestión de los documentos y la información institucional.

Ahora queremos contarte en qué procesos comenzará a hacerse visible este cambio.

¿Dónde comenzará a aplicarse Mercurio?

La implementación contempla inicialmente diferentes flujos de trabajo relacionados con cuatro procesos estratégicos de la Secretaría:

-Proceso Servicio Integral a la Ciudadanía

Priorización de flujos relacionados con la atención y gestión de las solicitudes de la ciudadanía, entre ellos:

-Gestión de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF).

-Gestión de trámites y otros procedimientos administrativos (OPAS).Se trata de actividades en las que la información pasa por diferentes momentos y responsables, y en las que contar con documentos organizados y disponibles facilita su gestión y seguimiento, así como la administración eficiente de la correspondencia de entrada y salida.

Gestión Jurídica

• Representación judicial.
• Proyección, revisión y firma de actos administrativos, así como su comunicación o notificación.

-Proceso Talento Humano

Mercurio también tendrá aplicación en procesos relacionados con la gestión del personal administrativo y docente de la SED.

Entre los flujos priorizados se encuentran:

• Nombramiento y vinculación de personal administrativo y docente, en sus diferentes modalidades.

• Trámite de Novedades Administrativas de Personal Docente y Administrativo de la SED.

Estos procesos acompañan diferentes momentos de la vida laboral y requieren gestionar documentos e información que deben mantenerse organizados, disponibles y correctamente asociados a cada trámite.

-Proceso Gestión Contractual

Otro de los ámbitos priorizados corresponde a la Gestión Contractual, donde se contemplan flujos relacionados con:

• Elaboración de Estudios Previos y Solicitud de Ordenación Contractual
• Desarrollo de los Procesos de Selección

La incorporación de estos flujos permitirá avanzar progresivamente hacia una gestión electrónica más organizada de los documentos y actuaciones que hacen parte de estos procesos.

¿Qué tienen en común estos procesos?

Estos procesos comparten una característica: requieren gestionar documentos, realizar actuaciones, hacer seguimiento y articular el trabajo de diferentes responsables y dependencias.

Precisamente allí comenzará a tener aplicación Mercurio, contribuyendo a que la información se encuentre organizada y disponible y a que las actuaciones sobre los documentos puedan ser identificadas durante las distintas etapas de cada proceso.

La participación de servidores y contratistas será parte de esta implementación. El uso de Mercurio en los flujos de trabajo priorizados permitirá avanzar hacia una gestión documental más organizada y fortalecer la transparencia, la eficiencia administrativa y la gestión del conocimiento en la Secretaría.

Ya conoces algunos de los procesos en los que comenzaremos a encontrar Mercurio. Muy pronto te contaremos más sobre esta nueva forma de gestionar nuestros documentos en la SED.