Mercurio: una nueva forma de gestionar la información y los documentos

La Secretaría de Educación del Distrito da un nuevo paso en la modernización de su gestión documental con “Mercurio”, su Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), plataforma que facilitará la consulta, organización y seguimiento de documentos y trámites institucionales, y que remplazará progresivamente al actual SIGA.

Encontrar un documento, hacer seguimiento a un trámite, consultar un expediente o compartir información con otra dependencia son actividades que hacen parte de nuestro trabajo cotidiano. Con Mercurio, la Secretaría busca avanzar hacia una gestión documental más ágil, organizada y segura.

Esta iniciativa permitirá fortalecer, modernizar y facilitar la gestión de los documentos y la información institucional, promoviendo procesos más eficientes, seguros y articulados.

¿Qué beneficios traerá Mercurio?

La implementación de Mercurio permitirá fortalecer diferentes actividades de nuestra gestión diaria.

Encontrar información con mayor facilidad: La organización de los documentos y expedientes facilitará su consulta y contribuirá a reducir los tiempos destinados a localizar información institucional.

Hacer seguimiento y tener trazabilidad: La gestión electrónica permitirá fortalecer el seguimiento de los documentos y trámites para facilitar la identificación de las actuaciones realizadas, sus responsables y las diferentes etapas del proceso.

Trabajar de manera más articulada: Las dependencias podrán gestionar, compartir e intercambiar información de manera más organizada y eficiente, fortaleciendo la coordinación entre equipos y reduciendo la duplicidad de documentos y tareas. Asimismo, Mercurio facilitará la interoperabilidad con las empresas de mensajería y servicios de envío de correspondencia, permitiendo un mejor intercambio de información, seguimiento y trazabilidad de las comunicaciones enviadas, desde su gestión interna hasta su entrega al destinatario.

Reducir progresivamente el uso de papel: La gestión electrónica contribuirá a disminuir impresiones y el manejo innecesario de documentos físicos, promoviendo prácticas de trabajo más eficientes.

Fortalecer la gestión y preservación de los documentos electrónicos: Mercurio contribuirá a la adecuada gestión de los documentos electrónicos durante su ciclo de vida y al fortalecimiento de las condiciones para su conservación y consulta.

¿Qué significa esto para funcionarios y contratistas?

La implementación de Mercurio no consiste únicamente en incorporar una nueva herramienta tecnológica, también implica fortalecer nuestras prácticas de gestión documental y transformar progresivamente la manera en que creamos, gestionamos, consultamos y compartimos los documentos institucionales.

La participación de todos será fundamental para que esta transformación sea exitosa. En este sentido, durante el proceso de implementación se desarrollarán actividades de socialización, capacitación, acompañamiento y gestión del cambio, que permitirán conocer el sistema y prepararnos para su utilización.

Mercurio representa un paso hacia una gestión documental más moderna, organizada y eficiente en la Secretaría de Educación del Distrito. La tecnología es una parte del cambio, la otra parte somos nosotros.

Con nuestras buenas prácticas, compromiso y participación contribuiremos a construir una entidad con una gestión de la información cada vez más ágil, segura, organizada y trazable.