Buenas prácticas para la atención de requerimientos de entes externos de control

La Oficina de Control Interno invita a funcionarias, funcionarios y colaboradores de la SED a aplicar principios de control interno y autocontrol para dar respuestas eficaces a los requerimientos de los entes de control.

En su compromiso por fortalecer la gestión pública y garantizar la transparencia, la Oficina de Control Interno recuerda a las y los subsecretarios, directores, jefes de oficina y directivas de los colegios oficiales la importancia de aplicar buenas prácticas en la atención de los requerimientos realizados por los entes externos de control, tales como la Contraloría de Bogotá y la Contraloría General de la República.

El Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación, son fundamentales para asegurar una gestión eficiente, transparente y responsable. Con ello, la Oficina de Control Interno busca promover la aplicación de los controles dentro del marco de las tres líneas de defensa, garantizando así la correcta atención a los requerimientos de los entes de control.

A continuación, se presentan las recomendaciones clave para una gestión efectiva:

1. Revisión constante de la correspondencia: utilizar el aplicativo SIGA para revisar la correspondencia asignada y gestionar de manera oportuna las solicitudes de información.
2. Planes de acción y control: establecer planes de acción y controles para garantizar el cumplimiento de los plazos y responder efectivamente.
3. Análisis de la solicitud: identificar el tipo de información requerida y determinar si la dependencia es competente para atender el requerimiento. Si no es así, realizar la reasignación inmediata a la dependencia correspondiente y notificar a la Oficina de Control Interno.
4. Coordinación entre dependencias: si la respuesta involucra varias dependencias, se recomienda establecer mesas de coordinación y controles para garantizar una respuesta institucional coherente.
5. Solicitud de prórroga: si el requerimiento es complejo y la obtención de la información es difícil, solicitar una prórroga antes del vencimiento para evitar incumplimientos. Recuerde que la respuesta debe enviarse dentro del plazo inicial si no se recibe confirmación de la prórroga.
6. Trámite de respuestas a través de la Oficina de Control Interno: todos los requerimientos de la Contraloría de Bogotá y la Contraloría General de la República deben ser gestionados a través de la Oficina de Control Interno, que será responsable de la respuesta y la solicitud de prórroga.
7. Controles bajo el esquema de líneas de defensa: diseñar controles internos que validen la calidad, coherencia y claridad de las respuestas, asegurando que los soportes sean completos y pertinentes a la solicitud.
8. Enlaces de acceso a la información: cuando se utilicen enlaces de OneDrive para compartir información, es importante definir los atributos de lectura correctamente y copiar el enlace para su distribución adecuada.
9. Organización de los soportes: organizar los documentos de acuerdo con el orden de anexos en la respuesta para facilitar su consulta y revisión por los entes de control.
10. Radicación de respuestas: las respuestas deben ser radicadas utilizando el SIGA, incluso si son enviadas por correo electrónico.
11. Visitas administrativas de verificación: en caso de visitas de verificación, se debe conformar un equipo que pueda explicar claramente los documentos y compromisos adquiridos. Además, se debe dejar constancia mediante un acta y enviar una copia a la Oficina de Control Interno.

Aplicando estos principios y buenas prácticas, los funcionarios de la Secretaría de Educación contribuirán a una gestión pública más transparente y eficiente, fortaleciendo el control interno y mejorando la relación con los entes de control.

¡Recuerde que la correcta atención de los requerimientos fortalece la confianza en nuestra Entidad y nos permite avanzar hacia una mejor gestión educativa!