6 recomendaciones para que no acumules documentos de archivo en tu puesto de trabajo

Estas recomendaciones no solo contribuyen a mantener en orden tu puesto de trabajo; también son claves para la conservación, cuidado y seguridad de los documentos. ¡Léelas, aplícalas y mantén tu escritorio libre de torres de documentos!

La Dirección de Servicios Administrativos, como líder del proceso de Gestión Documental, ofrece seis recomendaciones, en el marco de la campaña ‘Organizar y entregar: ¡Un lugar para cada documento y cada documento en su lugar!’, con el fin de orientar a funcionarios y contratistas del nivel central de la SED, para que realicen la organización y entrega de documentación a su cargo.

Estas recomendaciones se realizan con base en el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivos, y son las siguientes:

1. Identifica y clasifica los documentos que están en su puesto de trabajo en: Expedientes en préstamo, Ejecución Contractual, Documentos de Archivos y Documentos de apoyo.

2. Devuelve los expedientes que fueron prestados por el Archivo Central. Recuerda que la devolución se debe realizar en un término de 15 días hábiles (Reglamento Interno de Gestión Documental y Archivo de la SED).

3. Organiza los documentos identificados en tu puesto de trabajo, teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental de tu oficina.

4. Realiza la transferencia documental de los expedientes que han cumplido el tiempo de retención al Archivo Central.

5. Remite a la Oficina de Contratos los documentos que deben reposar en el expediente contractual, tal y como se consignó en la circular N° 18 del 25 de abril de 2014.

6. Realiza el proceso de eliminación de los documentos de apoyo con el acompañamiento técnico de la Dirección de Servicios Administrativos – Gestión Documental, el cual puede ser consultado ingresando a Isolución haciendo clic aquí , a través de la ruta a continuación:

- Documentación.

- Listado maestro de documentos.

- En la casilla de ‘Filtrar por palabra’, ingresa la palabra ‘Eliminación’.

- Selecciona el procedimiento con código ‘17-02-PD-017’ (nombre del procedimiento ‘Eliminación Documental’).

- Dentro del documento busca ‘Eliminación de documento de apoyo’.

¿Tienes inquietudes?

Comunícate con la Dirección de Servicios Administrativos – Gestión Documental a la extensión 3115 con los profesionales José Israel Pedreros, Mauricio Rincón Hernández y William Bonilla.