Fecha de publicación: Jue, 08/02/2024 - 05:29
Recomendaciones para una correcta gestión de la correspondencia física de entrada
Esta guía te ayudará en la gestión de las peticiones ciudadanas con criterios de calidad y oportunidad.
La Dirección de Servicios Administrativos y la Oficina de Servicio al Ciudadano continúan compartiendo con las y los servidores, contratistas y colaboradores, pautas y herramientas que mejoren la gestión de la correspondencia de entrada en la entidad y así continuar brindando respuestas oportunas a las solicitudes ciudadanas:
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Si eres el responsable del reparto interno en tu dependencia en nivel central y local, recuerda verificar, cuando recibes los oficios en físico, las siguientes condiciones:
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Que el radicado se encuentre en SIGA asignado a tu área.
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Que el tema sea competencia de tu área.
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Que el documento contenga todos los folios registrados en el oficio.
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Si la entrega es correcta, firmarás la planilla con tu nombre claro, fecha y hora de recibido.
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Si alguno de los documentos, no cumple con estos requisitos, debes devolverlo al funcionario de la oficina de correspondencia inmediatamente y dejar constancia en la planilla mencionada.
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El plazo máximo para realizar la devolución de la correspondencia en físico es un (1) día hábil posterior a la entrega.
Ten en cuenta que el tener por mucho tiempo documentos físicos que no son competencia de la dependencia afecta la correcta gestión de la correspondencia, además de incidir en el incumpliendo con los parámetros de calidad y de oportunidad en los que nuestra Entidad está comprometida con la ciudadanía.
Te invitamos a contactar al equipo Plan Padrino, el aliado que está dispuesto a asesorar y brindar el acompañamiento que requieres para mejorar la gestión de la correspondencia en la entidad. Ante cualquier inquietud, puedes ponerte en contacto a través del correo oscplanpadrino@educacionbogota.gov.co para ayudarte a brindar la mejor experiencia de servicio.
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