Fecha de publicación: Lun, 05/02/2024 - 05:21
Avances en el trámite de legalización de documentos al exterior de colegios oficiales de Bogotá
Pensando en dar un mejor servicio, más ágil y oportuno, la Secretaría de Educación del Distrito actualizó el procedimiento para este trámite, fundamental para quienes piensan estudiar en el exterior.
La Oficina de Servicio al Ciudadano de la Secretaría de Educación, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad, ha realizado grandes cambios en el trámite de legalización de documentos para estudios en el exterior, en beneficio de la comunidad educativa.
¿Qué sucedía antes?
Hace más de 4 años este trámite se realizaba únicamente de forma presencial, lo que dificultaba en muchos casos realizar el trámite de manera correcta; se corría el riesgo del daño en los diplomas o certificados originales por manipulación de estos y generaba costos adicionales en desplazamientos hasta las instalaciones de la Secretaría de Educación del Distrito, para poder legalizar los documentos.
La Oficina de Servicio al Ciudadano realizaba el seguimiento y validación de legalidad de las instituciones educativas, consultando las bases de datos y los aplicativos de consulta dispuestos para tal fin. El trámite con la Cancillería para apostilla de documentos era independiente, es decir que primero se hacia la legalización del documento ante la Secretaría de Educación del Distrito y luego se realizaba el trámite ante la Cancillería para finalmente lograr tener los documentos 100% legalizados.
Desde hace más de 3 años nuestra entidad enfrentó el gran reto de fortalecer los canales virtuales para acercar los trámites y servicios de la entidad a la ciudadanía, el tiempo de pandemia por Covid-19 aceleró la implementación del uso de distintas herramientas tecnológicas, y la Oficina de Servicio al Ciudadano activó su estrategia de atención para fortalecer los canales de atención virtual para trámites y el portafolio de servicios hacia la ciudadanía.
Es así como se creó un espacio en el canal virtual de Formulario Único de Trámites (FUT) para realizar el trámite de legalización totalmente en línea, de forma segura, fácil, ágil evitando desplazamientos innecesarios y sin generar costos adicionales ni a la ciudadanía ni a la entidad. Con este avance llegaron otras mejoras, que han permitido brindar un servicio de calidad a quienes diariamente requieren legalizar sus certificados, diplomas y actas de grado para estudiar en el exterior.
Ahora nuestro trámite es más fácil
Con nuestro trámite de legalización en línea mejoraron los tiempos de respuesta; en la actualidad se cuenta con un equipo amplio de personas, quienes diariamente validan no solo la legalidad de las instituciones educativas, sino que validan que los estudiantes efectivamente hayan estudiado en la institución señalada, y verifican la legalidad de los documentos, mitigando el riesgo de falsedad.
Los documentos que se han detectado con presunta falsedad han sido reportados ante la Fiscalía General de la Nación para las acciones pertinentes.
Acciones de mejora en el trámite:
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En el enlace http://fut.redp.edu.co/FUT-web/#/fut/46/Estudiantes, se solicitan modificaciones en la información de cara al ciudadano, con el fin de disminuir casos de devolución, aclaración o traslado.
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En el Formulario Único de Trámites se alerta al ciudadano sobre la falsedad de documentos.
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Se informa a la ciudadanía a través de los canales de comunicación (redes sociales y página web de la entidad), alertando falsedad documentos y reporte de estos a la Fiscalía,
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Se solicita a las Instituciones mediante correos electrónico y mensajes de textos, actualizar información de los estudiantes en aplicativo SIMAT,
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Se implementan más controles y se modifica el procedimiento de legalización versión 3, con el fin de minimizar el riesgo de falsedad de documentos.
Por otra parte, la SED, gracias al trabajo articulado realizado desde la Oficina de Servicio al Ciudadano y la Oficina de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones OTIC, con la Cancillería de Colombia, cuenta con el primer trámite en línea que mejorará la comunicación con la ciudadanía, intercambiando datos de forma segura y automática.
Una vez se realice el trámite de legalización de documentos para estudios en el exterior, la SED envía un correo electrónico con los documentos validados, aprobados, con firma digital y el ciudadano recibe un número de radicado con un código de verificación, información indispensable con la cual puede continuar su solicitud de apostilla ante la Cancillería de Colombia.
Lo anterior quiere decir que, para culminar el trámite ante la Cancillería, ya no es necesario volver a cargar los documentos ya legalizados si no que, gracias a la interoperabilidad, la entidad realiza la consulta en línea de los documentos y finaliza la validación y aprobación de la legalidad de estos.
Dato importante:
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Desde agosto del año 2020 al 31 de diciembre de 2023, la SED ha recibido más de 150.000 solicitudes de legalización de documentos para estudios en el exterior de los cuales aproximadamente 360 se han identificado como documentos presuntamente falsos.
¿Cómo acceder a los trámites virtuales?
¡Es muy fácil! Para acceder y disfrutar de este servicio virtual y de todos los trámites virtuales de la Secretaría de Educación del Distrito, los usuarios solo tienen que ingresar al canal virtual Formulario Único de Trámites ingresando al siguiente enlace luego seleccionar el grupo de interés al que pertenece, el trámite que desea realizar y diligenciar el formulario.
Cancillería de Colombia:
https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea
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