Tips básicos para una buena gestión en el envío de correspondencia

Toma nota! Si eres servidor/a administrativo/a o contratista encargado de la gestión de correspondencia, te invitamos a conocer algunas recomendaciones al realizar esta actividad.  

La Oficina de Servicio al Ciudadano, invita a todas y todos los servidores administrativos y contratistas a tener en cuenta los siguientes tips, para hacer más eficiente la gestión de envío de correspondencia de la Entidad y responder oportunamente a la ciudadanía: 

1. Recuerda que toda comunicación recibida a través del Sistema Integrado de Gestión Documental y Archivo - SIGA y/o del Sistema de Gestión de Peticiones Ciudadanas “Bogotá te Escucha”, que amerite una respuesta, debe ser finalizada con un oficio y radicado de salida en – SIGA, el cual debe referenciar el radicado de entrada y este debe ser digitalizado con los anexos, si es el caso, y cargado inmediatamente en el aplicativo SIGA relacionado en el campo de respuesta si esta fue positiva, negada, ampliada o trasladada correspondiente. 

2. Ten en cuenta que todas las respuestas deben estar escritas en lenguaje claro y cumpliendo con los parámetros de calidad estipulados por la Entidad, los cuales fueron adoptados del Manual de Gestión de Peticiones Ciudadanas de la Alcaldía Mayor de Bogotá, (Coherencia, claridad, oportunidad, calidez y manejo del sistema). 

3. Las dependencias de la entidad determinan si la comunicación se remite por correo electrónico o de manera física: 

Envío por correo electrónico 

• Únicamente se realizará a través del correo de gestión institucional sednotificaciones@educacionbogota.edu.co, acompañado por la planilla “Planilla para la Entrega de Correspondencia de Salida Digital Certificada” registrada en Isolucion, debidamente diligenciada. Es importante aclarar que los documentos no deben ser adjuntados en el correo, estos serán descargados directamente desde el aplicativo SIGA. Enlace planilla 

• Las Instituciones Educativas deben enviar su correspondencia a través del correo de la institución correspondiente. 

Envío por correo físico: 

Únicamente se recibirán para envió físico los correos entregados directamente al equipo de correspondencia de la Oficina de Servicio al Ciudadano – OSC 1 piso Torre A del Nivel Central y/o los entregados por las direcciones locales de educación al personal motorizado, autorizado por la entidad, en las bolsas de seguridad correspondiente y con la planilla de recorrido de salida. 

La Oficina de Servicio al Ciudadano evalúa que el oficio de respuesta cumpla con los siguientes criterios de calidad: 

1. Los documentos que se generen deben tener la aprobación y firma del jefe de la dependencia. 

2. El oficio cargado debe contener el número de radicado de salida que lo identifica y los documentos anexos deben escanearse y cargarse de manera correcta en el aplicativo SIGA, al igual que deben coincidir con los relacionados en la planilla respectiva. 

3. Para el envío por correo electrónico de los archivos que se adjuntan en su sumatoria no debe superar los 14 MB.  

4. Para la entrega física los documentos deben ser entregados sin doblar y foliados en su totalidad.  

Ten en cuenta que, para las Instituciones Educativas, la entrega física de correspondencia debe gestionarse con recursos propios de la institución, ya que el procedimiento de gestión de correspondencia de salida tiene alcance únicamente para el nivel central y local. 

Nota: Si realizaste el proceso por la opción de respuesta electrónica, no es necesario hacer el envío al grupo de correspondencia física de la Oficina de Servicio al Ciudadano. 

Ponte en contacto con el equipo Plan Padrino de la Oficina de Servicio al Ciudadano a través del correo oscplanpadrino@educacionbogota.gov.co para recibir orientación y asesoría, un aliado incondicional dispuesto a brindar el acompañamiento que requieras.