Fecha de publicación: Mié, 18/10/2023 - 09:03
¡Atentas directivas SED! recomendaciones para el proceso de empalme con la administración entrante
La oficina de Control Interno, en cumplimento de su rol de liderazgo estratégico y de enfoque hacia la prevención, con el objetivo de acompañar a la Alta Dirección en el cumplimiento de la Ley 951 de 2005 “Por la cual se crea el acta de informe de gestión” recomienda tener presentes los siguientes lineamientos normativos, que regulan el proceso de transición de Gobierno y la elaboración de informes de empalme entre mandatarios entrantes y salientes.
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Orden Nacional |
Orden Distrital |
Entes de Control |
Lineamientos Internos de SED |
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Ley 951 de 2005 “Por la cual se crea el acta de informe de gestión”
Circular Externa No. 003 del 15 de mayo de 2023 del Archivo General de Nación “Entrega de Informes de la gestión documental con relación a las acciones efectuadas durante el periodo de Gobierno 2020-2023, para la entrega de los archivos en cualquier soporte o formato, con ocasión del cambio de Administración en las Entidades del Orden Territorial.”
"Guía con orientaciones para la transición de Gobiernos territoriales" de julio de 2023 elaborada por el Departamento Nacional de Planeación
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Circular 001 del 14 de agosto de 2023, de la alcaldesa mayor de Bogotá “Entrega de insumos para los informes de empalme con la Administración Distrital entrante y la Rendición de Cuentas Final” |
Resolución Orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República “por la cual se reglamenta la metodología para el Acta de Informes de Gestión y se modifica parcialmente la
Resolución Orgánica 5544 de 2003” Resolución Reglamentaria 002 de 2022 de la Contraloría de Bogotá D.C “Por medio de la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición de la cuenta ante la Contraloría de Bogotá D.C y se dictan otras disposiciones”
Resolución No. 172 del 13 de junio de 2023 de la Contaduría General de la Nación “Por la cual se incorpora, en los procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se produzca cambio de representante legal” |
I-2023-64837 del 31/05/2023 de la Oficina Asesora de Planeación (OAP) – solicitud insumos subsecretarías Informe de Gestión Cuatrienio
I-2023-64433 del 30/05/2023 de la (OAP) – Solicitud insumos subsecretarías Informe de Gestión Cuatrienio
I-2023-97978 del 30/08/2023 de la (OAP) Solicitud Informes de Empalme – Diagnóstico Sectorial
I-2023-104661 del 15/09/2023 de la OAP Solicitud Informes de Empalme – Balance y Rendición de Cuentas
I-2023-100181 del 05/09/2023 de la OAP Solicitud Informes de Empalme – Balance Estratégico
I-2023-104981 del 15/09/2023 de la OAP Solicitud Informes de Empalme – Balance Estratégico I-2023-99068 del 01/09/2023 remitido por la OAP Solicitud – Informe de Gestión y Desempeño Institucional. Circular No. 015 del 21 de septiembre de 2023 de la Subsecretaría de Gestión Institucional “Solicitud de información cuando se produzca cambio de Representante Legal” |
Recordemos que el proceso de empalme es una responsabilidad institucional con la Administración entrante, un deber legal, y un compromiso ético frente a la ciudadanía por lo tanto, es importante que cada subsecretario, jefe de oficina asesora, jefe de oficina, director y líder de proceso con sus equipos de trabajo dispongan de toda la información requerida de manera organizada, clara y precisa. Esta información debe incluir documentos y evidencias que soporten la gestión administrativa, contractual, financiera y operativa, en el marco de la ejecución de los programas, proyectos de inversión, planes, políticas, procesos y procedimientos institucionales.
La Oficina de Control Interno recomienda la ejecución de las siguientes buenas prácticas bajo el esquema de Líneas de Defensa del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) para que el proceso de transición entre administraciones se efectúe de manera exitosa:
- Como mediada de auto control a la ‘Primera Línea de Defesa’ se le recomienda verificar la normatividad y lineamientos internos relacionados con el proceso de transición de gobierno y entrega de informes de empalme, a fin de cumplir con la normatividad aplicable.
- El proceso de empalme como proceso estratégico y de interés público, es un espacio de dialogo e interacción entre los equipos del gobierno entrante y saliente, para que este proceso de transición sea efectivo se recomienda identificar aquella información relevante sobre los logros, gestiones y retos del cuatrienio, que facilite la toma de decisiones de la administración entrante.
- Es importante que la ‘Línea Estratégica’ (Alta Dirección) defina los objetivos del proceso de empalme planificando con anticipación la ejecución del proceso de transición; se recomienda la conformación de equipos de empalme, la organización de la información a entregar, la realización de reuniones y la documentación del proceso con un registro de la información compartida.
- La Oficina Asesora de Planeación (OAP) como Segunda Línea de Defensa, es la responsable de la consolidación de los informes de empalme de la SED -Entidad cabeza del Sector Educación-, por lo tanto, es importante que los responsables de reportar información a la OAP cumplan con el cronograma establecido y comuniquen los cambios que se produzcan en la información; esto permitirá garantizar que el proceso se lleve a cabo de manera adecuada y que la administración entrante cuente con información actualizada, completa y confiable para la toma de decisiones.
- Como medida de auto control se debe garantizar que todos los registros, datos y documentos de la Entidad se mantengan seguros, confiables, y disponibles para la nueva administración, esto incluye la preservación de archivos electrónicos y físicos, con esta información la administración entrante podrá conocer el estado real de los programas, proyectos y políticas en curso y tomar las medidas necesarias para su continuidad.
El proceso de empalme es una oportunidad fundamental para garantizar la continuidad de las operaciones de la Entidad, la prestación del servicio educativo y la adecuada transición de los programas y proyectos en curso, La Oficina de Control Interno recomienda la ejecución de las buenas prácticas y la atención a los aspectos mencionados anteriormente, para que el proceso se efectúe de manera eficiente y eficaz en cumplimiento con la normatividad aplicable.
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