Fecha de publicación: Lun, 19/04/2021 - 14:50
Conócelo: Cronograma de Transferencias Primarias para los archivos de gestión SED 2021
Desde el 19 de abril y hasta el 17 de septiembre de 2021 se llevará a cabo el proceso de transferencias documentales primarias para los niveles central y local de la Secretaría de Educación. Consulta aquí en qué consiste, el cronograma y sus beneficios.
Las Transferencia Primarias son un proceso técnico - administrativo que consiste en la entrega al Archivo Central de la Secretaría de Educación del Distrito (SED), de los expedientes que han cumplido el tiempo de retención en cada una de las oficinas de los niveles central y local de la Entidad, de acuerdo al tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental.
Entre los beneficios más importantes de este proceso se cuentan:
-Evitar la congestión de archivos de gestión en las oficinas
-Facilitar el control y ubicación de los expedientes
-Conservar los archivos en las condiciones técnicas requeridas, preservando la memoria institucional
-Facilitar el acceso y consulta de información de los ciudadanos y los funcionarios sobre información de la SED.
Esta actividad se realiza una vez al año por cada oficina, con la orientación de la Dirección de Servicios Administrativos que, para garantizar la eficiencia del proceso, brinda apoyo y acompañamiento técnico y seguimiento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental a los funcionarios y/o contratistas responsables de la función archivista de cada oficina, a través de su equipo colaborador de archivística, integrado por dos profesionales, tres técnicos y cuatro apoyos asistenciales.
Consulta aquí el cronograma de transferencias para las oficinas del nivel central y Direcciones Locales de Educación – Vigencia 2021, y los aspectos que deben tenerse en cuenta para el éxito del proceso.
Es importante anotar que las fechas del actual cronograma pueden variar de acuerdo a las medidas que adopten el gobierno nacional y/o distrital en procura de mitigar, controlar y reducir los efectos de la pandemia ocasionada por el COVID-19.
La transferencia de los archivos de gestión se realiza en el marco del Programa de Gestión Documental, la guía de la Política Institucional de Gestión Documental de la SED, que se aplica a la administración de todos los documentos y niveles de archivos para la debida organización, seguridad, trámite, gestión, conservación y disposición de la documentación de la Entidad.
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