Teletrabajo y Trabajo en Casa

Resolución No. 2793 de 2019

Convocatoria No. 01 e 2019

Formulario de inscripción

Informe de evaluación de la prueba piloto de teletrabajo

Febrero 22 de 2019

En el marco de lo dispuesto por la Resolución 1878 de 2018 referente a las acciones tendientes a la realización de la prueba piloto del teletrabajo en la Secretaría de Educación del Distrito, y teniendo en cuenta que el 31 de enero de 2019 finalizó el periodo de cuatro meses de la prueba, se hace necesario continuar con la etapa de evaluación de esta experiencia.

Según lo dispuesto en esta norma, al finalizar los cuatro meses de la prueba, corresponde al Comité Coordinador del Teletrabajo realizar la evaluación de la misma a fin de adoptar los correctivos necesarios y determinar si se adopta como política laboral permanente en la entidad.

Para contar con mejores elementos de juicio en esta evaluación, se aplicaron encuestas a los trabajadores y jefes inmediatos que participaron en el plan piloto de teletrabajo, y se revisaron los informes de seguimiento presentados por los trabajadores. Con base en ello se presentan las siguientes observaciones, de manera que sirvan de insumo para evaluación y decisiones que debe tomar el Comité de Teletrabajo de la SED en relación con la eventual continuidad de esta modalidad de trabajo:

1.1 Principales conclusiones de las encuestas

A. Los casos más exitosos identificados por los jefes tienen que ver con aquellas actividades que se pueden desarrollar de manera autónoma, que no requieren mayor coordinación con el resto del equipo, y cuyo avance se puede medir fácilmente (P. ej. Sustanciar procesos disciplinarios). Estas serían las características ideales para definir las funciones o actividades "teletrabajables", es decir, susceptibles de pasar a modalidad de teletrabajo.

B. Los principales beneficios identificados de esta modalidad tienen que ver con calidad de vida y bienestar de los trabajadores. Solo en algunos casos se mencionaron efectos sobre la productividad o rendimiento laboral, especialmente por parte de los teletrabajadores. Por parte de los jefes, esta modalidad en general se percibe neutra respecto al criterio de rendimiento o productividad laboral. Por otro lado, no es factible medir el incremento o disminución del rendimiento laboral porque este no era el propósito principal de la prueba piloto y no había indicadores o línea base para medirlo.

C. Otro factor que favorece incide en el éxito de la prueba está relacionado con el perfil de los funcionarios: se perciben diferencias en la calidad de los reportes y el cumplimiento de compromisos. Los casos más ilustrativos (uno en especial) son aquellos que concertaron de manera precisa y detallada un plan de actividades y reportaron periódicamente avances cuantitativos (%) y cualitativos, y al final reportaron el logro del 100% de los compromisos. En la mayoría de los casos, fue más difícil evidenciar una medición objetiva del rendimiento y los logros respecto de los compromisos concertados.

D. Se identificó la necesidad de divulgar y socializar en toda la entidad esta modalidad de trabajo ya que se evidencia desconocimiento y prejuicios que generan desconfianza y llevan a descalificar las ventajas y oportunidades que puede ofrecer el teletrabajo.

E. Si bien el teletrabajo supone autonomía y responsabilidad, es muy importante definir de manera clara los compromisos y actividades y hacer un seguimiento preciso al cumplimiento de los mismos. Respecto del cumplimiento de compromisos, la mayoría de los jefes manifestaron que estos se cumplieron, pero expresaron algunas reservas o recomendaciones que se exponen más adelante.

1.2 Principales ventajas identificadas

A. Calidad de vida de los trabajadores: reducción del estrés, conciliación con la vida familiar, reducción de tiempos de traslados y costos.

B. Aumento de la productividad laboral al poder concentrarse mejor en las tareas. (Identificada por la mayoría de los trabajadores y solo por algunos jefes).

1.3 Principales dificultades identificadas

A. En algunos casos se identificaron dificultades a nivel de coordinación de tareas con el resto del equipo de trabajo, concretamente en lo referente a: (i) reuniones que no se podían desarrollar hasta que estuviera el teletrabajador en forma presencial, y (ii) actividades que suponían seguimiento o acompañamiento presencial, el cual se vio limitado por el teletrabajo.

B. Una dificultad recurrente fueron algunas deficiencias en los sistemas de información y comunicación, lo que supuso limitaciones en la comunicación de los teletrabajadores y en el acceso a todas las herramientas (aplicativos) requeridas.

C. Se evidenciaron dificultades para evaluar la productividad y el logro de los objetivos por cuanto no se fijaron criterios o lineamientos estandarizados para la concertación y seguimiento de compromisos. Cada teletrabajador ideó su propia forma de reportar sus avances.

D. En algunos casos se identificaron resistencias o rechazo por parte de compañeros de trabajo frente a esta modalidad. Presumiblemente por desconocimiento de la modalidad, se genera desconfianza y falta de colaboración por parte del equipo de trabajo.

1.4 Recomendaciones y sugerencias formuladas por jefes y teletrabajadores

A. Teniendo en cuenta que se trata de una modalidad novedosa en las entidades públicas, es conveniente desplegar una estrategia de socialización a toda la entidad sobre la naturaleza, objetivos y características de la misma. Adicionalmente, de mantenerse el proyecto, definir una estrategia de seguimiento y mejoras que permitan consolidar esta modalidad.

B. Al ser una modalidad de trabajo nueva, en proceso de consolidación, se requiere precisar la reglamentación en cuanto a: (i) Compromisos y reglas del teletrabajo (horarios, dedicación, disponibilidad); (ii) Protocolos para la presentación de informes, seguimiento y retroalimentación. Se requiere definir cómo, cuándo y con qué características se definen los compromisos y se presentan los informes de seguimiento. (iii) Reglas y protocolos para el acceso y uso de herramientas y sistemas de información y comunicaciones.

C. Definir reglas claras en cuanto al cumplimiento de compromisos de manera que la continuidad del teletrabajo esté sujeta a la evaluación satisfactoria por parte del jefe inmediato.

D. Es importante definir para qué tipo de cargos o funciones aplica o es conveniente el teletrabajo, sin que se vea afectada la operación y objetivos del área.

E. Se requiere mejorar las herramientas tecnológicas para facilitar la gestión del teletrabajo específicamente en cuanto a: (i) disponibilidad y uso de sistemas de comunicación para acceso remoto, (ii) monitoreo y seguimiento de actividades del teletrabajador.

F.Evaluar el número de días de la modalidad suplementaria. En algunos casos se considera que 3 días es mucho tiempo y afecta la operación del área.

1.5 Encuesta Jefes inmediatos: La encuesta fue respondida por 6 de los 8 jefes que participaron en el piloto.

1.6 Encuesta Teletrabajadores. Esta encuesta fue respondida por 12 de los 13 teletrabajadores que participaron en el piloto.

Histórico

Inicia la prueba piloto del  teletrabajo

La Secretaría de Educación del Distrito implementará una prueba piloto de teletrabajo con personal administrativo en propiedad y en provisionalidad del nivel central, que estén interesados en trabajar en la modalidad de teletrabajo suplementario, de acuerdo con la Resolución 1878 de 2017.

La postulación para acceder a la prueba estará abierta del 3 al 27 de julio de 2018.  La prueba permitirá escoger 20 funcionarios que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 8 del Decreto Distrital 596 de 2013 que se identifican a continuación:

1. Discapacidad o movilidad reducida.

2. Con hijos o padres en situación de discapacidad que requieran su presencia.

3. Con hijos en la etapa de primera infancia (de 0 a 5 años de edad).

4. Bajo indicaciones médicas especiales.

5. En situación de desplazamiento forzado.

6. Madre o padre cabeza de familia

7. Lactantes o gestantes que puedan desempeñarse en actividades teletrabajables y que de manera voluntaria acepten esta modalidad.

8. Residentes en zonas rurales apartadas.

Esta prueba piloto es organizada por la Subsecretaría de Gestión Institucional – Dirección de Talento Humano – Oficina de Personal, con el propósito de mejorar la calidad de vida de los funcionarios (principalmente de aquellos que responden a los criterios de prioridad) y propender por la conciliación de la vida laboral y familiar de los mismos, entre otros beneficios.

Consulte convocatoria

Podrán participar servidores públicos administrativos del nivel central, que tengan nombramiento en propiedad o en provisionalidad, cuyas funciones se puedan desarrollar sin requerirse su presencia física en el sitio de trabajo y que cumplan con los requerimientos mínimos para laborar en la modalidad de teletrabajo suplementario.

La prueba piloto tendrá una duración de cuatro (4) meses prorrogables por tiempo igual.

Consulta toda la información y condiciones de postulación aquí.

Postulación

Las inscripciones estarán abiertas del 3 al 27 de julio de 2018 en el siguiente enlace: