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Ago
22

Preguntas frecuentes Dirección de Dotaciones Escolares

 

Preguntas frecuentes - Generales

 
 
Todos los elementos se encuentran registrados a nombre del Rector(a) por ser el ordenador del gasto.
 
 
 
Si, Según la Resolución 001 de 2001 y el Decreto 734 de 2002 se dispone que, como servidores públicos, deben hacerse responsables de los bienes que le sean asignados para el desarrollo de sus funciones.
 
{slider=Si me retiro de la entidad o me traslado a otra dependencia, ¿Qué debo hacer para la entrega de los elementos a mi cargo?}
 
Realizar la entrega de los elementos de su inventario a la persona que le reciba el cargo y/o a la persona que designe su jefe inmediato, a través del formato de traslado de bienes devolutivos que debe remitirse para su actualización a la DDE.
 
 
 
Es la pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
 
 
 
Los inventarios reflejan el número y valor de los activos con que cuenta la entidad, obedeciendo al Plan General de Contabilidad Pública de las entidades del Estado, el cual indica la necesidad de actualización constante de tales activos, la ejecución de un inventario anual obligatorio y la verificación del mismo como medida de control.
 
 
 
Para dar estricto cumplimiento a las exigencias de la Resolución No. 001 de 2001.
 
 
 
La Resolución No. 001 de 2001 además de los procesos y formatos publicados en el ISOLUTION.
 
 
 
NO. Los bienes de propiedad de los Entes Públicos del Distrito deben ser puestos en servicio o de lo contrario estaría injustificada su compra y en consecuencia es atribuible una responsabilidad fiscal.
 
 
 
La certificación debe ir firmada por el rector que es el responsable del inventario (ordenador del gasto) y el almacenista en caso de que esté asignado como tal a la institución y en consecuencia sea una tarea concebida dentro de su manual de funciones, así mismo puede ser validada la certificación por un funcionario designado por el rector para realizar esta labor de levantamiento físico de inventarios.
 
 
 
SI. En el aplicativo SICAPITA seguirá figurando el rector. Sin embargo, es posible asignar de manera individual el inventario en las instituciones a efectos de realizar un mayor control de los bienes, lo cual será determinante ante posibles pérdidas.
 
 
 
Los elementos marcados como faltantes seguirán siendo del rector saliente hasta que el almacenista los encuentre en el colegio o los reponga el rector saliente como lo indica la Resolución 001 del 2001. Por ello es importante que se realice el proceso de entrega y recibo de elementos del inventario al tomar posesión del cargo. En caso de que el rector saliente no entregue el inventario, el rector entrante realizará el inventario físico y dejará las salvedades de cómo encuentra el inventario frente a elementos en servicio, faltantes, sobrantes y hurtos. (Ley 951 de 2005).

¿A nombre de quién se encuentran registrados los elementos del colegio?

 

Preguntas frecuentes - reposición de elementos

 
Consiste en remplazar los bienes faltantes o que han sufrido daño por mal uso o indebida custodia, que ya han sido descargados de los registros con responsabilidad constituida al funcionario que lo tenía a cargo, por otros bienes iguales o de características similares.
 
 
 
Es expedido por el Rector(a) para el Nivel Institucional y por la Dirección de Dotaciones Escolares para el Nivel Central y Direcciones Locales de Educación.
 
 

Preguntas frecuentes en fondo de servicios educativos

 
Si. Es necesario que el rector y el almacenista procuren porque los elementos cuenten con la placa de identificación en la que se mencione que son elementos FSE. Esto a efectos de diferenciar los dos tipos de inventarios, generando un mayor control.
 
 
 
Si es posible trasladar elementos entre Colegios y/o dependencias del Nivel Central y Local, siempre y cuando el elemento se encuentre en buen estado y se reporte oportunamente a la DDE para realizar las actualizaciones en el aplicativo SICAPITA.
 

Preguntas frecuentes en procedimiento de bajas

 
 
El proceso de bajas se debe realizar cuando se culmine la vida de útil del elemento, o cuando se torne inservible por alguna contingencia o daño irreparable.
 
 
 
Se puede realizar cuantas veces se considere conveniente por parte de la institución educativa, siempre y cuando se cumpla con el requisito de vida útil, obsolescencia e inutilidad del bien, descrito en el anterior punto.
 
 
 
Sí, el formato 10-03-if-006 “Solicitud de bajas de elementos inservibles u obsoletos”, que está colgado en la página de la Secretaría de Educación Distrital, en ISOLUCION.
 
 
 
Si. En cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento 10-03-PD-004 - Baja de Elementos de Bienes Obsoletos y/o Inservibles que se actualizó en diciembre de 2015 y que está en ISOLUTION.
 
 

Preguntas frecuentes en solicitud de garantías

 
El colegio debe contactarse directamente al supervisor del contrato o enlace de la localidad, para saber cuál es el proveedor responsable. El almacenista debe mirar sus copias de documentos, tales como actas de recepción de mercancía, actas de recibo a satisfacción, remisiones del contratista, actas de traslado, etc, en aras de determinar el número del contrato y el nombre del proveedor.
 
 
 
Desde la fecha del soporte del recibido a satisfacción.
 
 
 
Depende del tipo de elemento y del contrato por el cual se adquirió. De modo que es necesario verificar el contrato.
 
 

Preguntas frecuentes para procedimiento en reclamación de siniestros – seguros.

 
No, no es necesario. La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual tiene amparo en las sedes educativas y fuera de ellas sin ser necesario una certificación específica adicional.
 
 
 
Si, la Aseguradora por medio de la póliza Todo Riesgo Daño Material otorga cobertura a vidrios internos y externos de los colegios
 
 
 
 
Son los siguientes:
 
  • Carta de Reclamación de Rectoría, informando circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se presentó el daño o avería.
  • Copia del libro de minuta de vigilancia donde se reporta la fecha del daño en los vidrios.
  • Carta de reclamo a la Empresa de Vigilancia.
  • Respuesta de la Empresa de Vigilancia.
 
 
Si, se deberá anexar DENUNCIA PENAL presentada ante la Fiscalía General de la Nación, (no es funcional la presentada por internet referente a pérdida de documentos).
 
 
 
Además de la denuncia penal, presentada ante la Fiscalía General de la Nación, debe presentar los siguientes documentos:
 
  • Carta del Rector informando las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos
  • Copia de la bitácora de vigilancia
  • Carta de solicitud de información a la empresa de vigilancia, donde se solicite explicaciones de circunstancias de tiempo, modo y lugar
  • Respuesta de la empresa de vigilancia